Manitoba Rural Adaptation Council

Applications are being accepted for the Canadian Agricultural Adaptation Program (CAAP). The ACAAF, CARD I and II, AESI and CAIP funds have all been fully expended. Individuals and/or groups may submit applications to MRAC throughout the year, however, applications are reviewed by the Board of Directors at four scheduled meetings throughout the year.

How do I apply?

Proposal intake dates are: May 31, August 31 and November 30. MRAC encourages applicants to contact the office to discuss a project idea prior to filling out an application form. Then submit a completed CAAP application form, which can be found here, to mracinfo [at] mrac [dot] ca.

UPDATE APRIL 25, 2012: While MRAC is still accepting applications to the CAAP program, due to the tremendous success of the program, our funding is nearing full commitment and MRAC encourages potential proponents to apply early.

What happens after I apply?

Frequently Asked Questions

1. What kind of turnaround time should I expect?

Deadlines for receipt of applications occur four times per year on the following dates: February 28, May 31, August 31 and November 30. Applications will be reviewed and adjudicated within approximately three months of the receipt deadline dates.

2. How much funding will CAAP put into a project?

MRAC will fund up to $300,000 for not-for-profits and $99,000* for for-profits of total eligible cash costs of a proposed project.

*currently under review

There are three tiers of funding:

For projects with no request of confidentiality or intellectual property retention MRAC will fund:

• Up to 85 per cent of total eligible project cash costs where projects have broad industry participation*
• Up to 70 per cent of total eligible project cash costs where projects have limited industry participation**

For projects where the applicant requests confidentiality or intellectual property retention MRAC will fund:

• Up to 50 per cent of total eligible project cash costs

*An example of a project with broad industry participation might be a project brought forward by one or more provincial agricultural, environmental, resource or food groups, with active involvement (not just a letter of support) from other interested individuals, organizations, research institutions, or educational groups. A project in this category would seek to achieve benefits accessible to a broad cross-section of the industry.

** An example of a project with limited industry participation might be a group of producers of a particular commodity who are seeking support to establish a value chain to bring their unique product to the marketplace. This project would be beneficial to the individuals involved, and might have some residual benefit for the economy in their area, but would not have sector-wide impact.

3. How much industry cash do I need?

A minimum of 15 per cent cash costs need to come from non-government sources (keeping in mind the three tiers described above). Industry contributions already matched by any other government funded program are not eligible partner contributions.

Remember that in-kind contributions from the applicant are considered separately from cash and must be recorded for project reporting purposes. 

4. What do you mean by industry cash?

All cash contributions provided by non-government sources in support of a CAAP project. Please note that universities and other government-funded research bodies are typically considered government sources. Industry cash also does not include in-kind contributions. 

5. Can CAAP funds be used for capital expenditures?

Capital is defined as any asset which has been acquired, or developed with the intention of being used on a continuous basis and is not intended for sale in the ordinary course of business. Capital assets also include betterments which are expenditures relating to the alteration or modernization of an asset that appreciably prolong the item’s period of usefulness or improve its functionality. Capital assets have a useful life in excess of one year and a per item cost of $10,000 or greater. Funding for capital expenditures associated with a project may be provided, if these expenditures are specifically required for the execution of the project and are approved in advance in writing by the Council. Reimbursement of capital expenditures related to an asset will normally be limited to the amount of the asset expensed during the life of the project. CAAP does not fund the capital cost of construction of buildings or the acquisition of land.

MRAC may fund up to 10 per cent of capital expenditures if these expenditures are specifically required for the execution of the project. MRAC does not normally contribute to capital costs such as the construction of buildings, or the acquisition of land, however, under exceptional circumstances MRAC may share costs in the acquisition of new technology where the purchase of the new equipment is critical to the development of a new product or service.

6. Does CAAP fund ongoing activities?

CAAP does not fund ongoing activities. CAAP cannot pay for expenses incurred or services that have been contracted prior to Council approval of a project.

7. Does CAAP fund speaker and/or event activities?

Unlike our former ACAAF program, CAAP cannot invest in standalone speaker and event projects such as seminars, workshops, AGMs, etc. However, CAAP can invest in speaker and event-type activities if they are part of a larger project and are critical in disseminating that project’s results to the targeted audience. The eligibility of these activities would be assessed on a case by case basis in conjunction with the overall project proposal.

8. My project was not recommended for funding. What is the appeal process?

Click here to review the CAAP Appeals Policy and Procedures.  

9. My project has been approved. Now what?

• Notification of Approval from Manitoba Rural Adaptation Council
• Any conditions of funding addressed in writing
• Project description/approval posted on website
• Contribution Agreement (contract) sent from MRAC office
• Sign and date contract and return to MRAC office
• Advance payment issued (if applicable)
• Submit interim report(s) and claims as scheduled in contract
• Interim payment(s) issued
• Submit final report and claim no later than 60 days following end of project activity
• Final payment issued
• Project results summary posted on website
• File Closed

10. What is a contribution agreement?

Contribution - a conditional transfer payment to an individual or organization for a specified purpose pursuant to a contribution agreement that is subject to being accounted for and audited.

Contribution agreement - are undertakings between a donor department and prospective recipient of a contribution which describe the obligations of each.

11. How do I acknowledge CAAP funding for my project?

Communications requirements are described in the CAAP Contribution Agreement (Article 6.00). Please also review the CAAP Recognition Requirements guide.

As well, CAAP has a number of communication vehicles in which you may want your project to be profiled. Contact the Communications Officer (204.982.4796) to discuss an article in the MRAC Ezine or a Manitoba Rural Adaptation Council news release. 

12. What should I include in my reporting?

A copy of our CAAP reporting guidelines will be appended to the CAAP Contribution Agreement. Project reporting consists of:

• Financial reports
• Written progress reports
• Final written project report

Comment dois-je procéder pour présenter une demande?

Les dates limites pour soumettre les demandes sont les 28 février, 31 mai, 31 août et 30 novembre. Le CARM encourage les candidats à communiquer avec le bureau afin de discuter d'une idée de projet avant de remplir une demande de financement, puis de soumettre la demande de financement du PCAA à l'adresse mracinfo [at] mrac [dot] ca.

Qu'arrive-t-il après la présentation de la demande?

Foire aux questions

1. Combien de temps devrai-je attendre avant d'avoir une réponse?

Il y a quatre dates limites par année pour la réception des demandes, soit les 28 février, 31 mai, 31 août et 30 novembre. Les demandes seront examinées et la décision sera prise dans les trois mois environ suivant les dates limites de réception des demandes.

2. Quel montant le PCAA peut-il investir dans un projet?

Le CARM financera les coûts financiers totaux admissibles d'un projet proposé jusqu'à concurrence de 300 000 $ s'il s'agit d'une entité sans but lucratif, et jusqu'à 99 000 $* pour une organisation à but lucratif.

*Montant présentement en révision

Le financement est réparti en trois segments :

Pour les projets qui ne sont visés par aucune demande de confidentialité ou de droits de propriété intellectuelle, le CARM financera : 

• jusqu'à 85 pour cent du total des coûts au comptant admissibles des projets s'il y a une forte participation de l'industrie*
• jusqu'à 70 pour cent du total des coûts au comptant admissibles pour les projets qui bénéficient d'une contribution limitée de l'industrie**

Pour les projets visés par une demande de confidentialité ou de droits de propriété intellectuelle, le CARM financera :

• jusqu'à 50 pour cent du total des coûts au comptant admissibles du projet

*Comme exemple de projet bénéficiant d'une grande participation de l'industrie, il pourrait s'agir d'un projet proposé par un ou plusieurs groupes provinciaux du domaine agricole, environnemental, des ressources ou de l'alimentation, avec une participation active (et pas seulement sous forme de lettre d'appui) d'autres particuliers, organisations, établissements de recherche ou groupes d'enseignement intéressés. Un projet de cette catégorie viserait à réaliser des avantages accessibles à une large tranche de l'industrie.

** Comme exemple de projet bénéficiant d'une participation limitée de l'industrie, ce pourrait être un groupe de producteurs d'une denrée précise qui demandent un soutien afin d'établir une chaîne de valeur et de mettre en marché ce produit unique. Ce projet serait bénéfique pour les particuliers en cause et pourrait apporter certains avantages résiduels pour l'économie de la région, mais n'aurait pas de bénéfices pour l'ensemble du secteur.

3. Combien d'argent comptant de l'industrie dois-je amasser?

Au moins 15 pour cent des coûts au comptant doivent être défrayés par des sources non gouvernementales (en gardant à l'esprit les trois segments décrits ci-dessus). Les contributions de l'industrie déjà prises en compte dans tout autre programme financé par le gouvernement ne sont pas admissibles comme contributions de partenaires.

N'oubliez pas que les contributions non financières du demandeur sont considérées séparément des contributions au comptant et doivent être inscrites dans les rapports sur les résultats du projet. 

4. Qu'entendez‑vous par contributions au comptant de l'industrie?

Ce sont toutes les contributions en espèce fournies par des sources non gouvernementales en appui à un projet du PCAA. Il convient de noter que les universités et les autres organismes de recherche financés par le gouvernement sont généralement considérés comme des sources gouvernementales. Les contributions en espèces de l'industrie ne comprennent pas les contributions non financières (en produits et services). 

5. Les fonds alloués par le PCAA peuvent‑ils être utilisés pour des dépenses en immobilisations?

Les immobilisations sont définies comme étant tout bien qui a été acquis, construit ou développé avec l'intention de l'utiliser à titre permanent et n'est pas destiné à la vente dans le cours normal des affaires. Les immobilisations incluent les plus‑values que représentent les frais liés à l'altération ou à la modernisation des biens et qui prolongent considérablement la durée de vie du bien ou améliorent son fonctionnement. Les biens immobilisés ont une durée de vie utile de plus d'un an et un prix unitaire égal ou supérieur à 10 000 $. Des dépenses en immobilisations associées à un projet peuvent être financées à la condition que ces dépenses soient requises précisément pour l'exécution du projet et soient préalablement approuvées par écrit par le Conseil. Le remboursement des dépenses en immobilisations relatives à un bien sera normalement limité au montant des dépenses engagées pour ce bien durant la durée de vie du projet. Le PCAA ne finance pas les coûts de construction de bâtiments ou d'acquisition de terrains.

Le CARM peut financer jusqu'à 10 pour cent des dépenses en immobilisations si ces dépenses sont requises précisément pour la réalisation du projet. Normalement, le CARM ne contribue pas à des dépenses en immobilisations comme la construction de bâtiments ou l'acquisition de terrains, mais dans des circonstances exceptionnelles, il peut assumer une partie des coûts pour l'acquisition d'une nouvelle technologie lorsque l'achat de ce nouvel équipement est crucial pour le développement d'un nouveau produit ou service.

6. Est‑ce que le PCAA finance des activités déjà en cours?

Le PCAA ne finance aucune activité déjà amorcée. Le Programme ne peut pas défrayer des coûts qui ont été engagés ou des services déjà visés par un contrat avant l'approbation du projet par le Conseil.

7. Est‑ce que le PCAA finance des activités liées à un événement et/ou à la présence de conférenciers?

Contrairement à l'ancien PASCAA, le PCAA ne peut pas allouer de fonds pour des projets isolés comme des séminaires, colloques, ateliers et AGA. Cependant, le PCAA peut  contribuer financièrement à des activités comportant un événement du type conférence si cet événement fait partie d'un plus vaste projet et est crucial pour la diffusion des résultats de ce projet aux destinataires ciblés. L'admissibilité de ces activités sera évaluée au cas par cas en parallèle avec la proposition globale du projet.

8. Mon projet n'a pas obtenu l'approbation de financement. Quel est le processus d'appel?

Veuillez cliquer ici pour consulter la politique et les procédures d'appel du PCAA.

9. Mon projet a reçu l'approbation de financement. Quelle est la suite des opérations?

• Notification de l'approbation du Conseil d'adaptation rurale du Manitoba
• Toute condition de financement énoncée par écrit
• Description/approbation du projet affichées sur le site Web
• Accord de contribution (contrat) expédié par le bureau du CARM
• Signature (avec la date) du contrat et renvoi au bureau du CARM
• Émission du paiement initial (s'il y a lieu)
• Présentation de rapports d'étape et demandes de paiement selon les termes du contrat
• Émission de paiement(s) intermédiaire(s)
• Remise d'un rapport final et demande de paiement final au plus tard 60 jours suivant la fin des activités du projet
• Émission du paiement final
• Sommaire des résultats du projet affichés sur le site Web
• Fermeture du dossier

10. Qu'est‑ce qu'un accord de contribution?

Contribution – Paiement de transfert soumis à des conditions et octroyé à des fins précises. Il est nécessaire d'en rendre compte et d'en faire une vérification conformément aux conditions de l'accord de contribution.

Accord de contribution – Document entre un ministère à l'origine des contributions et le destinataire potentiel de la contribution, qui décrit les obligations de chacun.

11. Comment dois‑je faire connaître le financement de mon projet par le PCAA?

Les exigences relatives aux logos et aux communications sont énoncées dans l'accord de contribution conclu avec le PCAA.

Si vous publiez un communiqué de presse, nous vous demandons de bien vouloir remettre une copie de votre communiqué à l'agent des communications (tfalk [at] mrac [dot] ca) à titre de notification. 

Le PCAA comprend un certain nombre de véhicules de communication que vous seriez peut‑être intéressé d'utiliser pour présenter votre projet. Prière d'appeler l'agent des communications au (204) 982‑4796 pour discuter d'un article dans le MRAC Ezine, ou d'un communiqué de presse du Conseil d'adaptation rurale du Manitoba. 

12. Quels sont les rapports que je dois produire?

Un exemplaire des directives du PCAA relatives à la communication des résultats sera annexé à l'accord de contribution du PCAA. Les rapports du projet doivent comprendre :

• les résultats financiers
• les rapports d'étape (sur papier)
• le rapport final du projet